Le Conseil d'administration est composé de syndiqués qui sont nommés pour superviser l'ensemble des activités du régime de prestations d'invalidité propre au syndicat et pour veiller à sa bonne gestion. Les actions suivantes décrivent le rôle exercé par le conseil d'administration.
- Veiller à ce que le régime d'assurance demeure solide sur le plan financier et tenir compte des manœuvres qui se font en ce qui concerne le fonds.
- Voir à ce que les contrats d'assurance soient gérés adéquatement, régulièrement et avec équité, et ce, pour tous les adhérents au régime d'assurance. Bien entendu, les prestations ne seront versées que dans la mesure où il y a conformité avec les critères d'admissibilité propres au régime d'assurance. La compagnie d'assurance détermine les exigences de la police en ce qui concerne le montant des prestations et leur rythme de versement. Ce qui est primordial, c'est elle qui établit les critères d'admissibilité.
- Représenter les adhérents au régime d'assurance quand survient une contestation au sujet d'une demande ou lorsqu'une révision de dossier est demandée.
Chaque trimestre, à l'occasion d'une réunion du conseil d'administration avec le gestionnaire du régime d'assurance, une révision de dossiers peut être demandée. Deux situations peuvent se présenter.
- La première situation : l'adhérent donne l'autorisation au conseil d'administration d'examiner l'ensemble des renseignements médicaux et autre information à son sujet contenus dans son dossier d'invalidité de courte durée. Le dossier complet sera examiné pour s'assurer que toutes les étapes ont bien été suivies en vue de permettre un examen juste de la demande. À cette étape, les fiduciaires (ou administrateurs) peuvent exiger que le gestionnaire du régime d'assurance écrive au médecin en vue d'obtenir des renseignements additionnels, que le médecin-conseil communique directement avec le médecin traitant, que la demande soit payée par des mesures extracontractuelles, etc.
Habituellement, pour qu'une demande soit payée par des mesures extracontractuelles, la compagnie d'assurance doit prendre part à la décision. De plus, le conseil d'administration doit toujours garder à la mémoire qu'il ne doit pas créer de précédent.
- La deuxième situation : aucune autorisation de transmettre des renseignements médicaux n'est donnée au conseil d'administration. Dans un tel cas, le conseil d'administration examinera comment le dossier a été géré. Le gestionnaire du régime d'assurance fournira un sommaire de la demande en vue de décrire le plan de travail suivi, et ce, seulement si le conseil d'administration l'exige. Il ne transmettra aucun renseignement médical. Si le conseil d'administration juge que la demande n'a pas été traitée de manière équitable, il fera alors ses recommandations.
- Étant donné que les administrateurs sont, en fin de compte, responsables de la gestion du fonds, la prudence doit absolument être de rigueur en ce qui concerne les décisions qu'ils prennent. La nécessité de la présence aux réunions n'est pas surfaite. En effet, un administrateur qui n'est pas présent aux réunions habituelles planifiées par le conseil d'administration est aussi responsable des décisions qui y auront été prises que ceux qui y sont présents; en conséquence, il est responsable des répercussions de ces décisions.
- Discuter des demandes pour cause d'invalidité de longue durée avec des représentants de la compagnie d'assurance qui peuvent être présents aux réunions trimestrielles du conseil d'administration quand elles se tiennent dans les bureaux du gestionnaire du régime d'assurance. Si un adhérent estime que sa demande ILD a été traitée injustement, le conseil d'administration discutera de la manière dont cette demande ILD a été traitée en vue de s'assurer que toutes les obligations contractuelles ont été satisfaites autant par la compagnie d'assurance que par l'adhérent lui-même. Si d'autres options sont disponibles pour activer la demande d'un adhérent ou pour fournir des preuves de son invalidité totale, le conseil d'administration en discutera avec le gestionnaire du régime d'assurance et avec la compagnie d'assurance pour vérifier si elles peuvent avoir cours.
La société d'assurance doit se prononcer sur toutes les demandes pour cause d'invalidité de longue durée. Ni le conseil d'administration ni le gestionnaire du régime d'assurance ne peuvent modifier la décision rendue par la compagnie d'assurance qui garantit le régime d'assurance invalidité de longue durée (La Manulife Financial, compagnie d'assurance-vie en juin 2005). Pour appuyer une demande, il faut que les renseignements médicaux transmis soient jugés acceptables par la compagnie d'assurance. Lorsqu'un adhérent apprend que sa demande pour prestations d'invalidité de longue durée est refusée, il reçoit des directives à ce sujet qu'il devra suivre. Avec l'autorisation de l'adhérent, les administrateurs peuvent examiner le dossier de la demande ILD, en précisant qu'ils ne font que l'examen du dossier pour lui assurer un traitement juste et équitable. Si un administrateur est au courant de renseignements médicaux qui ne sont pas versés au dossier, les autres administrateurs pourront apporter un suivi à ce sujet. Toutefois, la décision finale demeure celle de la compagnie d'assurance.
Habituellement, quand une demande ILD est refusée par l'assureur (soit la Manulife Financial, compagnie d'assurance-vie en juin 2005), l'adhérent est invité à soumettre d'autres renseignements médicaux au bureau de la Manulife Financial àToronto, Ontario, pour un examen ultérieur de sa demande. L'adresse de ce bureau lui est également transmise. Si l'adhérent ne peut transmettre d'autres renseignements médicaux, il est avisé qu'il peut en appeler de la décision à propos de sa demande, au siège social de la Manulife Financial. L'adresse nécessaire est également donnée à l'adhérent dans la lettre qui lui est transmise.
- Négocier avec la compagnie d'assurance les modalités de la police d'assurance invalidité et les prestations qui pourront être versées, en consultant le gestionnaire du régime d'assurance, Canadian Benefits Consulting Group Ltd. Le gestionnaire du régime d'assurance est employé par le conseil d'administration pour apporter son soutien dans toutes les sphères de la gestion, y compris le paiement des prestations d'invalidité de courte durée et les services de consultation lorsqu'il s'agit de renouveler la police d'assurance.
Les fiduciaires (ou administrateurs) ne reçoivent aucun dédommagement pour le temps qu'ils prennent à gérer un régime d'assurance. Sans aucun doute, le rôle qu'ils exercent est une expérience gratifiante, tout en étant un défi à relever. Ils doivent faire preuve de disponibilité envers les adhérents lorsqu'il s'agit de traiter des questions qui touchent l'invalidité et intercéder pour eux lorsque c'est nécessaire. Ils peuvent également les représenter lorsqu'ils ont besoin d'une révision de leur demande en vue d'obtenir des prestations d'invalidité continue. Toutefois, comme pour ce qui en est de tout autre engagement, les administrateurs ont des tâches à remplir et des obligations à respecter. Ils doivent donc les exécuter en respectant les exigences de la loi.
lc: fr Role of Trustees - June2005